HODNOTENIE A EFEKTIVITA INFORMAČNÝCH SYSTÉMOV

Posted on by PeterVe

INFORMATION SYSTEMS EVALUATION AND EFFICIENCY

Zuzana Rolíncová

Abstract

   An effective information system is becoming an essential part of companies, so it is necessary to know its characteristics, as well as ways of its evaluating. The aim of the research is to understand the issue of information systems evaluation using the HOS8 method, to define the characteristics of an effective information system, as well as economic efficiency or methods of measuring the effects of the information system.

Key words: effective information system, economic efficiency, information systems evaluation, HOS

Abstrakt

   Efektívny informačný systém sa stáva nevyhnutnou súčasťou podnikov, a preto je potrebné poznať jeho charakteristiky, ako aj spôsoby hodnotenia informačných systémov. Cieľom článku je priblíženie problematiky hodnotenia informačných systémov prostredníctvom metódy HOS 8, charakteristika efektívneho informačného systému, ako aj ekonomickej efektívnosti či metód merania efektov informačného systému.

Kľúčové slová: efektívny informačný systém, ekonomická efektívnosť, hodnotenie informačných systémov, HOS

Úvod

   Dynamicky sa meniace prostredie a súčasné požiadavky trhu spôsobili nevyhnutnosť používania informačných systémov v podnikoch. Vzhľadom na neustále zlepšovanie sa v oblasti informačných technológií, zvyšovanie výkonu je pre podnik dôležitý výber správneho informačného systému vzhľadom na jeho požiadavky, potreby, očakávania, ale i finančné možnosti[12].

   Nárast dopytu vyvoláva nárast ponuky, a teda aj konkurencie na trhu informačných systémov, čo umožňuje zákazníkom výber z viacerých možností. Kľúčové pre výber efektívneho informačného systému je porovnanie viacerých možností s výberom toho najvhodnejšieho podľa požiadaviek zákazníka. Správny výber by mal prispieť k naplneniu podnikových cieľov a taktiež ku skvalitneniu procesov v podniku.[8]

   Pre odhalenie efektívneho informačného systému je potrebné poznať jeho charakteristiky, analyzovať informačný systém z hľadiska jeho efektov a vyhodnotenie na základe rôznych metód, ktoré by mohli odhaliť prípadné nedostatky či slabé stránky a poskytnúť tak návrhy na vhodné opatrenia pre zvýšenie efektívnosti informačného systému.[7]

Vlastnosti informačného systému

   Informačný systém možno chápať ako proces vzniku informácií a údajov, ich zaznamenávanie, skúmanie, spracovanie a zber informácií a správ v komunikačných systémoch Požiadavky kladené na informačný systém sa líšia od klienta ku klientovi. Parameter kvality možno dosiahnuť efektívnym informačným systémom.

   Medzi vlastnosti efektívneho informačného systému a požiadavky naň kladené                      patrí:[2]

  • odolnosť voči poruchám; v prípade chýb rýchlosť v ich odstraňovaní
  • rýchlosť premietania nových požiadaviek na informačný systém; informácie zodpovedajú vždy potrebám a požiadavkám jednotlivých stupňov riadenia; schopnosť informačného systému dodatočne sa prispôsobiť dynamicky sa meniacim prostrediam
  • jednoduchosť informačného systému v zmysle ľahkého pochopenia príjemcom; spôsob prezentácie informácií prispôsobený možnostiam ich pochopenia príjemcami
  • jednoduchá komunikácia s používateľom; prispôsobenie formy prezentácie informácií
  • malé množstvo vyžadovaných zdrojov
  • zabezpečenie integračnej funkcie v zmysle vzájomného prepojenia vnútroorganizačných útvarov a poskytnutia spätnej väzby
  • rýchlosť, frekvencia získavania informácií majú prispievať k efektívnemu rozhodovaniu
  • najkratšia cesta odovzdávania informácií medzi odosielateľom a príjemcom so súčasným vyhýbaním sa článkom a faktorom, ktoré informácie deformujú v kanáloch odovzdávania informácií

Metódy a techniky merania efektov informačných systémov

   Existencia informačných systémov podporuje plnenie podnikových cieľov. Tento predpoklad možno použiť ako základ pre hodnotenie informačných systémov. Podľa toho akou rýchlosťou a akým spôsobom sú podnikové ciele vďaka informačným systémov dosahované, možno ich hodnotiť ako efektívne, resp. neefektívne.

   Kvantifikácia efektov informačných systémov nie je jednoduchá a názory na ich meranie sa rozchádzajú. Spôsobov na hodnotenie informačných systémov existuje hneď niekoľko ako napríklad finančné ukazovatele, tvrdé či mäkké metriky, priame meranie, meranie prostredníctvom dôsledkov či plnenia podnikových cieľov[1].

   Súčasťou hodnotenia informačných systémov je aj ich prínos, ktorý pre klienta predstavuje hodnotu efektívnosti, čím vytvára požadovaný úžitok pre klienta. Okrem skúmania potrieb a požiadaviek je preto nevyhnutné vyriešiť aj otázku očakávaného úžitku klienta od informačného systému a naplnenie týchto očakávaní. Okrem prínosu definovaného klientom je nevyhnutné aby bol informačný systém navrhnutý v súlade s platnou legislatívou. Príkladom môže byť nariadenie o ochrane osobných údajov či transfere takýchto údajov (GDPR). Bezpečnosť informačného systému v tomto smere ako jeden z princípov ochrany súkromia má vplyv na výsledky jeho hodnotenia[11].

Ekonomická efektívnosť informačných systémov

   Informačné systémy sa zvyčajne vytvárajú v niekoľkých variantoch, pričom po ich posúdení sa vyberá ten optimálny. Ekonomická efektívnosť je faktor, ktorý slúži na posúdenie hospodárskej aktivity, účinnosti a odôvodnenie zdrojov, ktoré boli na hospodársku aktivitu vynaložené. Vzhľadom na množstvo prostriedkov vynaložených na tvorbu informačných systémov je žiaduce poznať okrem nákladov aj očakávanú efektívnosť. Ekonomickú efektívnosť je možné vyjadriť a kvantifikovať prostredníctvom koeficientu ekonomickej efektívnosti. Koeficient ekonomickej efektívnosti je vyjadrený prostredníctvom pomeru medzi ekonomickým efektom a vynaloženými investičnými nákladmi alebo inými nevýrobnými nákladmi, pričom ekonomický efekt znamená prírastok zisku získaný z investičných alebo iných nevýrobných nákladov za určitú časovú jednotku[9].

   Meranie ekonomickej efektívnosti na základe koeficientu ekonomickej efektívnosti prináša aj určité nedostatky. Okrem ekonomického efektu, ktorý tento vzorec kvantifikuje ostáva nevyjadrený nepriamy efekt, ktorý je nevyčísliteľný a mnohokrát prevyšuje ekonomický efekt. Koeficient nedokáže identifikovať kvalitatívnu stránku informačných technológií či hardvéru, ide len o zhodnotenie vhodnosti automatizácie pred ručným alebo sčasti automatizovaným spracovaní dát.[4]

   Medzi ďalšie ukazovatele, ktoré berú do úvahy okrem nákladov aj predpokladané finančné prínosy patria napríklad[3]:

  • doba návratnosti investície
  • čistá súčasná hodnota
  • pomer zisku a nákladov
  • ziskovosť
  • vnútorné výnosové percento

   Pre lepšie zhodnotenie a interpretáciu sa odporúča vyhodnocovať zvlášť investície do infraštruktúry a neskôr aplikácie informačných systémov.

   Pre analýzu implementácie informačného systému klienti využívajú rôzne druhy metód. Pôvodný účel jednotlivých metód bol pôvodne odlišný avšak ich princípy sú aplikovateľné aj na hodnotenie informačných systémov.

TCO – Total Cost of Ownership – Celkové náklady vlastníctva

   Náklady pri tejto metóde sú vyhodnocované prostredníctvom cien a technických parametrov, do úvahy však neberie obchodné procesy. Vzhľadom na princíp tejto metódy je výhodou možnosť optimalizácie cien dodávok. Využitie metódy možno nájsť pri posudzovaní výhodnosti nákupu, kontrole či plánovaní výdavkov[6].

BSC – Balanced Scorecard

   Princíp metódy spočíva v prepojení obchodnej stratégie a následného finančného prínosu. Spája štyri rôzne oblasti: financie, spokojnosť zákazníka, stav interných procesov, schopnosť vykonávať inovácie. Ciele podniku na celopodnikovej úrovni sú roztrieštené na jednotlivé BSC organizačné jednotky, oblasť informačných technológii zahrňujúcu informačné systémy nevynímajúc[10].

TEI – Total Economy Impact – Celkový ekonomický dopad

   Hodnotenie informačného systému prostredníctvom metódy TEI je komplexný, nakoľko okrem ceny berie do úvahy aj riziká a prínosy. Vyhodnotenie flexibility je súčasťou tejto metódy, čo predstavuje najmä dostupnosť a stabilitu dodávateľov, veľkosť či časovanie projektov. Prínosom tejto metódy je možnosť porovnania dvoch možností, a to nákupu aplikácie a vlastného vývoja aplikácie[10].

Medzi ďalšie využívané metódy možno zaradiť ITIL – IT Infrastructure Library, COBIT -Control Objectives for Information and related Technology, EFQM – European Foundation for Quality Management atď.

Hodnotenie informačných systémov

   Jednou z možných metód, ktorú podnik môže aplikovať na ohodnotenie informačného systému či celej informačnej stratégie je metóda HOS8. Svoj pôvod nachádza na Ústave informatiky Podnikateľskej fakulty VUT.[3]

   Základom metódy HOS8 je rozdelenie informačného systému do 8 oblastí. Za efektívny informačný systém podľa tejto metódy je možné považovať iba taký, ktorého všetky oblasti dosahujú rovnakú úroveň. Úroveň vyváženosti sa stanovuje po analýze všetkých oblastí a ich vzájomnom porovnaní. Oblasti informačného systému možno rozdeliť na[3]:

  • hardware (HW) – spoľahlivosť, bezpečnosť a použiteľnosť fyzického vybavenia                             s programovým vybavením
  • software (SW) – funkcionalita a jednoduchosť používania programového vybavenia
  • orgware (OW) – spôsob ako prevádzkovať informačný systém; pravidlá
  • peopleware (PW) – postoj užívateľov k informačnému systému
  • dataware (DW) – dostupnosť, správa a bezpečnosť dát v informačnom systéme
  • customers – zákazníci (CU) – spôsob riadenia informačného systému vzhľadom na zákazníkov či už z obchodného styku, vnútropodnikových zákazníkov alebo osoby využívajúce výstupy informačného systému
  • suppliers – dodávatelia (SU) – požiadavky informačného systému na dodávateľov
  • management IS – manažment informačných systémov (MA) – spôsob, akým sa riadi informačný systém vzhľadom na informačnú stratégiu a uplatňovanie pravidiel

   Prostredníctvom vopred určených kritérií sa analyzuje každá z vyššie uvedených oblastí samostatne. Vyhodnotením vyváženosti možno informačný systém definovať ako vyvážený, a teda efektívny alebo nevyvážený.[5] Každý podnik sa snaží o čo najefektívnejší informačný systém, no je nevyhnutné zohľadniť finančné limitácie a výhodnosť jednotlivých informačných systémov, ale aj dôležitosť a významnosť informačného systému v podniku.

Záver

   Cieľom článku bolo charakterizovať efektívny informačný systém, spôsob merania efektov informačných systémov ako aj hodnotenie informačného systému prostredníctvom metódy HOS 8.

   Analýzou informačného systému je možné identifikovať jeho silné a slabé stránky, a tým odlíšiť efektívny informačný systém od neefektívneho, resp. nevhodného informačného systému. Dôležité je zohľadniť pri tom potreby a požiadavky klienta, jeho očakávania, ako aj finančné možnosti.

   Parameter kvality a efektívnosti pri rozhodovaní sa o výbere informačného systému zohráva veľkú úlohu, pričom správne rozhodnutie na základe získaných informácií pre podnik znamená rýchlejšie dosiahnutie podnikových cieľov, urýchlenie procesov či konkurenčnú výhodu.

Použitá literatúra

  • [1]   BEŇOVÁ, E. Projekt INFORM e-learningová platforma. In Progresívne prístupy a metódy zvyšovania efektívnosti a výkonnosti organizácií [elektronický dokument] . Košice: Slovenská asociácia procesného riadenia, 2018. s. 6–15. ISBN 978-80-972984-1-8.
  • [2]   KHOURI, S. et al. Efektívny informačný systém organizácie a model jeho vytvorenia. In UNINFOS 2009 [online]. Nitra: Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre, 2009. [cit. 2020-12-01]. Dostupné na internete: <https://spu.fem.uniag.sk/uninfos2009/sites/sk.uninfos2009/files/Khouri_Alexandrova.pdf>.
  • [3]   KOCH, M. Posouzení efektivnosti informačního systému metodou HOS. Trendy ekonomiky a managementu. In Vysoké učení technické v Brně, Fakulta podnikatelská, VII(16) [online]. Brno, 2013. s. 49–56. [cit. 2020-12-01]. . Dostupné na internete: <http://hdl.handle.net/11012/24462>.
  • [4]   MATUŠOVIČ, MARTIN. Business and Cyber Security. In IAktuálne problémy podnikovej sféry 2019. Medzinárodná vedecká konferencia. Aktuálne problémy podnikovej sféry 2019 : zborník vedeckých prác z medzinárodnej vedeckej konferencie, 2019, Ráztočno Handlová, Slovensko. – Bratislava : Vydavateľstvo EKONÓM . 2019. s. 312–320. .
  • [5]   MATUŠOVIČ, MARTIN – VESELÝ, PETER – PAWERA, RENÉ Protection of Competition – the Global Economic Crisis VI. . [s.l.]: Edition. Mukařov – Srbín : Ľuboš Janica, 2018, 2018. .
  • [6]   MOLNÁR, P. – DUPAĽ, A. Manažment inovácií podniku. . Bratislava: Ekonomická univerzita, 2002. ISBN 80-225-1642-2.
  • [7]   MOLNÁR, Z. Efektivnost informačních systémů. . 1. vyd. vyd. Praha: Grada Pub, 2001. 142 s. ISBN 978-80-7169-410-6.
  • [8]   MOLNÁR, Z. – KOZLÍK, V. Moderní metody řízení informačních systémů. . Praha: Grada, 1992. ISBN 978-80-85623-07-9.
  • [9]   RUSSEV, S. Metódy vývoja informačných systémov. . Bratislava: Ekonóm, 2002. 342 s. ISBN 80-225-1542-6.
  • [10]   UČEŇ, P. Metriky v informatice: jak objektivně zjistit přínosy informačního systému. . Praha: Grada, 2001. ISBN 978-80-247-0080-9.
  • [11]   VESELÝ, P. Bezpečnosť IS/IT. In Ochrana osobných údajov [elektronický dokument] . 2018. s. 1–1. .
  • [12]   VESELÝ, P. Manažment ochrany informácií. . Praha: TopSmart Business, 2020. ISBN 978-80-270-9014-3.

Celé vydanie časopisu Manažérska Informatika ročník 1, 2020, číslo 1

Indexed : GOOGLE SCHOLAR