VYUŽITIE IKT PRI ROKOVACOM PROCESE VO VYBRANEJ ORGANIZÁCII

Posted on by PeterVe

USE OF ICT IN NEGOTIATION PROCESS IN THE SELECTED ORGANIZATION

Barbora Šebeková

Abstract

   The main purpose of the scientific article is to point out the degree of the use of ICT in the negotiation process in the selected organization and to make recommendations for innovation.

Key words: ICT, negotiation process, organization, innovation

Abstrakt

   Hlavným cieľom vedeckého článku je poukázať na mieru využitia IKT pri rokovacom procese vo vybranej organizácii a priniesť odporúčania na inováciu.

Kľúčové slová: IKT, využitie, rokovací proces, organizácia, inovácia

Úvod

   Informačno – komunikačné technológie (ďalej len IKT) zasahujú prakticky do všetkých oblastí ľudskej činnosti. Intenzívne tiež ovplyvňujú chod takmer každej organizácie, kde sa používajú na prácu mobilné telefóny, notebooky a PC, interaktívne tabule, intranet a webové stránky, sociálne siete a podobne. Správne využitie IKT[2] pri rokovacom procese vie tiež zefektívniť komunikáciu medzi zúčastnenými a dopomôcť k vyriešeniu problému.

Informačno-komunikačné technológie – IKT

   Pod pojmom IKT rozumieme informačné zdroje ako sú internet, intranet, webové stránky, CD ROM aplikácie a rôzne multimediálne a hypermediálne prvky. Najviac používanými IKT v dnešnej dobe sú Facebook, Instagram, YouTube, Skype, Gmail, Microsoft Teams a pod. Tieto technológie pôsobia na všetky ľudské zmysly a vďaka týmto pomerne novým možnostiam nadobúdajú dôležitú úlohu pri získavaní poznatkov a informácií.[5]

   IKT sa stali dôležitou hybnou silou v každodennom živote a v hospodárskej činnosti. Za výhodu využívania IKT považujeme najmä jednoduchú a bezplatnú komunikáciu s priateľmi, rodinou, kolegami, klientmi, učiteľmi, ktorí môžu byť vzdialený aj tisíce kilometrov.[1] Podnikatelia tým získali v podstate voľnosť pri rozširovaní sa na zahraničné trhy, nakoľko vždy sa vedia so svojimi pobočkami spojiť, aj keď sú na druhom konci sveta a viesť s nimi poradu v podstate aj každý deň pokiaľ je to potrebné, napríklad cez Skype, Microsoft Teams a podobne a zdieľať si potrebné dokumenty, väčšinou prostredníctvom mailu. Ako ďalšiu dôležitú výhodu by som určite uviedla získavanie informácií. Ľudia už nemusia čakať na presnú hodinu, kedy si môžu pozrieť v televízii, čo nové sa stalo vo svete, alebo počúvať na ulici pred domom rozhlas. Stačí, keď si sadnú doma za počítač a „vygooglia“ si už takmer všetko z rôznych sfér, čo v značnej miere podporuje inteligenciu a vzdelávanie ľudí.

   Na druhej strane sa za riziká využívania IKT všeobecne považuje predčasná informovanosť o rôznych problematikách, množstvo času stráveného sedením za počítačom, pričom narastá počet obéznych ľudí na svete, neosobná komunikácia, vytráca sa potreba ľudského kontaktu, odhaľovanie súkromia na sociálnych sieťach, či možnosti zmeny identity.[3]

POS Media Slovakia, ako vybraná organizácia prieskumu

   POS Media Slovakia[6] je mediálna spoločnosť a popredný dodávateľ jedinečných reklamných riešení v mieste predaja a v interiéroch. Patrí do skupiny POS Media Europe, ktorá pôsobí v 7 krajinách:

  1. Slovensko,
  2. Česko,
  3. Maďarsko,
  4. Rumunsko,
  5. Poľsko,
  6. Ukrajina a
  7. Rusko.

   Oblasťami jej pôsobenia sú najmä supermarkety, hypermarkety a školy, popredne univerzity. Spoločnosť spolupracuje s významnými medzinárodnými sieťami a svojim klientom umožňujú komunikovať na 98 lokalitách a v 252 predajniach po celom Slovensku.

   POS Media Slovakia ponúka svojim klientom množstvo riešení, ako odkomunikovať ich produkt s potencionálnymi zákazníkmi. Medzi tieto riešenia patria:

  1. Promotion, teda ochutnávka, alebo rozdávanie vzoriek produktov priamo na predajnej ploche, dokáže zákazníka predvedčiť k okamžitej kúpe produktu,
  2. Digital media, čo je moderné digitálne riešenie reklamy na stojane s interaktívnou plochou, kde si vedia zadávatelia reklamy nakombinovať informácie a zákazník si ich vie prezerať, podľa toho, ktorá z informácií ho zaujme najviac,
  3. Merchandising, mstery shopping, kontrola a rezervácia druhotného vystavenia.[1]

Využitie IKT pri rokovacích procesoch v spoločnosti POS Media Slovakia

   Spoločnosť POS Media Slovakia sa často zúčastňuje na rokovacích procesoch, alebo ich sama organizuje. Spoločnosť patrí do skupiny POS Media Europe. Okrem POS Medii Europe je súčasťou „POS rodiny“ aj POS Media Asia. Na svete má POS Media dokopy viac ako 30 kancelárií a funguje formou franchisingu. Každá krajina má svojho Country managera, ktorý vedie pobočku v danej krajine na základe pravidiel, noriem a dohôd, ktoré sa obnovujú každý mesiac na countrymanagerských meetingoch[4]. Okrem týchto meetingov má každá krajina každotýždennú poradu so svojimi zamestnancami a samozrejme sa počas týždňa koná množstvo meetingov s klientami. Všetky tieto meetingy a rokovacie procesy sa nedajú zvládať, zvlášť počas koronakrízy, bez IKT.

   Všetci zamestnanci majú k dispozícii firemný notebook, mobilný telefón a slúchadlá. Pri online rokovacom procese s klientom si väčšinou nasadia slúchadlá a volajú s klientom cez MS Teams so zapnutou kamerou, aby to aspoň trošku vzbudilo pocit, že sú spolu osobne. Pri poradách sa väčšinou zamestnanci stretnú spolu v zasadačke a ústne diskutujú o úspechoch, problémoch, nápadoch a podobne. Pri prezentácii spoločnosti novému klientovi si zamestnanci na MS Teams zazdieľajú plochu a odprezentujú im vopred pripravenú PowerPointovú prezentáciu o spoločnosti a možnostiach spolupráce. Rokovací proces končia zamestnanci so svojimi klientmi väčšinou dohodou k spokojnosti obidvoch strán.

Odporúčania inovácie IKT pri rokovacích procesoch v POS Media Slovakia

   Pokiaľ chce spoločnosť POS Media, ale aj hociktorá iná spoločnosť počas koronakrízy dosahovať rovnaké výsledky ako pred koronakrízou, musí investovať čas a peniaze najmä do inovácií. Spoločnosť si musí uvedomiť, že svet sa už nikdy nevráti do rovnakých koľají. Aj keď sa šírenie vírusu spomalí, alebo vírus úplne zmizne, za ten rok museli podnikatelia zmeniť svoj prístup k podnikaniu, zmeniť spôsob činnosti a množstvo činností si za ten rok tak osvojili, že im to tak vyhovuje a nezmenia to ani po koronakríze. Napríklad IBM zistilo, že ich zamestnanci sú rovnako produktívni, keď pracujú z domu, ako keď pracujú v kancelárii a že zbytočne utráca množstvo prostriedkov na prenájom kancelárskych priestorov. Preto zrušili nájom v jednej z budov, kde mali prenajaté kancelárske priestory a tisíce zamestnancov presunuli na homeoffice natrvalo. Každá spoločnosť sa preto musí pripraviť na to, že online komunikácia bude stále viac a viac žiadaná a osobné stretnutia sa budú pomaly vytrácať. Spoločnosti sa preto musia snažiť nahradiť efekt rokovania pri osobnom stretnutí inováciami v IKT.

   Spoločnosti POS Media Slovakia by som odporučila investovať do kvalitných širokouhlých webkamier, ktoré by zamestnanci využívali pri rokovaniach s klientom, tak isto by mohli nakúpiť steny s logom, pred ktoré by sa zamestnanec pri rokovaní posadil. Okrem toho by mohli nakúpiť licencie na rôzne dotazníkové aplikácie, posielať klientom dotazníky, kde by vypĺňali ako sú spokojní s komunikáciou a s poskytovanými informáciami. Ďalej by som navrhovala prijať nového zamestnanca so skúsenosťami a znalosťami v oblasti sociálnych sietí a webových stránok, ktorý by aktualizoval webovú stránku a sociálne siete spoločnosti každý mesiac po countrymanagerskom meetingu, pridával tam novinky, ponuky, poskytované služby, fotky z prebehnutých reklamných kampaní, aktuálnych partnerov, s ktorými spoločnosť spolupracuje a spokojných klientov, prípadne recenzie od klientov, aby tak zaujal potencionálnych zákazníkov.

Napriek tomu, že spoločnosť disponuje len základnými IKT, darí sa jej na trhu veľmi dobre, má stálych klientov a dokonca ani počas koronakrizy sa jej zisky neznížili. Z toho vyplýva, že ešte stále sú podstatnejší zamestnanci a ich schopnosti a znalosti ako IKT.

Záver

   IKT majú jednoznačne svoje opodstatnenie v každej sfére a ich uplatnenie v spoločnosti porastie. Nikdy však úplne nenahradí efekt z osobného kontaktu, ale sú veľmi efektívne a pozitívne prispievajú k rastu spoločnosti.  Pri správnom zavádzaní a neustálej inovácii[7] môžeme dosiahnuť to správne prepojenie medzi osobnými stretnutiami a online komunikáciou a zefektívniť tak využitie času aj finančných prostriedkov a nestratiť pri tom ten osobný kontakt s ľuďmi.

Použitá literatúra

  • [1]   BEŇOVÁ, E. Projekt INFORM e-learningová platforma. In Progresívne prístupy a metódy zvyšovania efektívnosti a výkonnosti organizácií [elektronický dokument] . Košice: Slovenská asociácia procesného riadenia, 2018. s. 6–15. ISBN 978-80-972984-1-8.
  • [2]   GREGUŠ, M. et al. Feasibility study of virtual collaboration concept of academic institutions from the point of view of students. In Teaching and Learning in a Digital World : Proceedings of the 20th International Conference on Interactive Collaborative Learning : 2 : Volume . Cham: Springer International Publishing AG, 2018. s. 51–56. ISBN 978-3-319-73203-9.
  • [3]   HALÁS, O. Informačno-komunikačné technológie vo vyučovacom procese (ICT in education). In INTERNATIONAL SCIENTIFIC ELECTRONIC CONFERENCE FOR PHD STUDENTS, RESEARCHERS AND YOUNG UNIVERSITY TEACHERS . Prešov: Katedra pedagogiky FHPV PU, 2011. s. 425–432. .
  • [4]   MATUŠOVIČ, MARTIN – VESELÝ, PETER – PAWERA, RENÉ Protection of Competition – the Global Economic Crisis VI. . [s.l.]: Edition. Mukařov – Srbín : Ľuboš Janica, 2018, 2018. .
  • [5]   PALIGOVÁ, M. [s.l.]: Metodicko-pedagogické centrum, Ševčenkova 11, 850 01 Bratislava, 2012. .
  • [6]   POSMEDIA [online]. [cit. 2021-01-14]. Dostupné na internete: <https://www.pos-media.sk/o-nas/>.
  • [7]   VESELÝ, P. Manažment projektov. Akademicko-praktický sprievodca. . Praha: TopSmart Business, 2020. ISBN 978-80-270-9012-9.

Celé vydanie časopisu Manažérska Informatika ročník 1, 2020, číslo 1

Indexed : GOOGLE SCHOLAR