PROJEKT IMPLEMENTÁCIE PROJEKTOVÉHO RIADENIA DO SPOLOČNOSTI BV-STAV, S.R.O.

Posted on by PeterVe

PROJECT OF IMPLEMENTATION OF PROJECT MANAGEMENT INTO THE COMPANY BV-STAV, S.R.O.

Jakub Varga

Abstract

   This work examines the implementation of a new project management in the company BV-STAV, S.R.O. in which I work. The emphasis is mainly on the introduction of project management and a new project manager, which helps the solve to successfully complete the construction project in the allotted time, budget, in the required quality and with the achieved requirements of the client and investor of the construction project.

Key words: implementation, project management, project manager

Abstrakt

   Táto práca skúma implementáciu nového projektového riadenia do spoločnosti BV-STAV, S.R.O. v ktorej pracujem. V práci je kladený dôraz najmä na predstavenie projektového manažmentu a nového projektového manažéra, ktorý napomáha riešiteľovi úspešne dokončiť daný stavebný projekt v stanovenom čase, rozpočte, v požadovanej kvalite a s dosiahnutými požiadavkami zadávateľa a investora stavebného projektu.

Kľúčové slová: implementácia, projektové riadenie, projektový manažér

Úvod

   Projektový management je modernou formou riadenia nielen projektov samotných, ale aj celých spoločností[8]. Rastúca popularita a hlavne efektivita tejto formy riadenia spôsobili jej postupné preniknutie z USA a Veľkej Británie aj do európskych krajín. Slovenská republika, ako aj mnohé iné krajiny sa k tematike projektového riadenia dostali najmä vďaka financiám zo štrukturálnych fondov, ktoré Európska únia uvoľnila pre rôzne projekty podporujúce rozvoj a napredovanie ekonomiky. Avšak prínosy tohto riadenia boli rýchlo rozpoznané najrôznejšími spoločnosťami a za pomerne krátku dobu sa stali ich konkurenčnou výhodou. Mnohé stavebné spoločnosti implementovali projektové riadenie, hlavne pre vhodnosť vzhľadom k typu služieb a produktov, ktoré ponúkajú a realizujú. Veľkou výhodou je najmä efektívnejšie riadenie zdrojov a času, čo sú dôležité atribúty úspešnosti obchodných zákaziek.

   Podobné prínosy zaujali aj menšiu stavebnú spoločnosť BV- STAV, s.r.o., ktorá sa špecializuje na realizáciu projektov spojených s výstavbou. Zhoršená celosvetová pandemická situácia[4] s COVID-19 prinútila spoločnosť zamyslieť sa nad svojou budúcnosťou a strategicky nastaviť jej ďalšie smerovanie. Implementácia projektového riadenia znamená pre firmu dôležitý krok k zlepšeniu súčasnej situácie a zároveň rozšírenie možností realizovateľnosti na trhu[6].

   Proces implementácie projektového riadenia je náročný najmä z hľadiska identifikácie sa zamestnancov s novými procesmi a postupmi, ktoré boli doteraz najmä v tých menších firmách „riadené“ viac menej samovoľne či vyplývali z prirodzeného postupu realizácie stavieb[9]. Podpora vedenia firmy, hlavne dôraz na pozitívne prijatie všetkými zamestnancami a zabudovanie nového systému riadenia do firemnej štruktúry a strategických cieľov, sú dôležitými faktormi úspešného zavedenia projektového riadenia. Bežnou súčasťou dnešného sveta sú aj informačné technológie, ktoré prenikli aj do oblasti riadenia a plánovania projektov a poskytujú tak výraznú pomoc každému projektovému manažérovi.

   Po analyzovaní súčasnej situácie v spoločnosti BV-STAV, s.r.o. je predložený projekt implementácie projektového riadenia do tejto spoločnosti. Ako všeobecné ciele projektu boli stanovené zlepšenie firemných procesov a taktiež zvýšenie konkurencieschopnosti spoločnosti. Pre dosiahnutie týchto cieľov boli zvolené vytvorenie projektovej kancelárie s pozíciou projektového manažéra a zavedenie softvéru na podporu riadenia projektov, ako najvhodnejšia forma implementácie projektového riadenia[11]. Po predstavení plánovaných zmien v organizačnej štruktúre spoločnosti a návrhov využitia softvéru sú postupne spracované všetky hlavné oblasti plánovania projektu, od analýzy zainteresovaných strán, cez zostavenie podrobného zoznamu potrebných činností a z nich následný časový plán, až po nákladovú analýzu projektu a analýzu možných rizík, ktoré môžu nastať počas realizácie. V závere je verifikovaná vhodnosť spracovaného projektového riešenia a sú sformulované odporučenia pre úspešnú implementáciu projektového riadenia do spoločnosti BV-STAV, s.r.o.

CIELE A ODÔVODNENIE PROJEKTU

   Pre jasné a prehľadné stanovenie zámerov, cieľov a očakávaných výstupov projektu implementácie projektového riadenie do spoločnosti BV-STAV, s.r.o. je použitá metóda logického rámca. Pre realizáciu projektu predpokladáme splnenie predbežných podmienok, a to dostatok finančných prostriedkov, podporu vedenia firmy a pozitívne výsledky analýz spoločnosti, čo sa týka potreby projektu a pripravenosti firmy na plánovanú zmenu. Potreba implementácie projektového riadenia ja značná najmä kvôli:

  • pracovníci spoločnosti sú síce vysoko skúsení, avšak najmä stavbyvedúci sú až neúmerne zaťažení počas celej doby trvania zákazky,
  • chýba pozícia projektového manažéra, ktorý by riadil všetky prebiehajúce projekty, usmerňoval a efektívne priraďoval stroje a pracovníkov,
  • absencia informačného systému a softvéru na podporu riadenia projektov spôsobuje nielen predĺženie komunikačných kanálov, ale aj neefektívnu prácu s informáciami a sťaženie možnosti reportovania vedeniu,
  • absencia ucelenej projektovej metodiky sa prejavuje neefektívnym plánovaním aj realizáciou zákaziek už počas tvorby harmonogramu, rozpočtu, práce s rezervami, stavebnými kapacitami a prideľovaním pracovníkov k jednotlivým prácam,
  • spoločnosť sa podľa vyhlášky MF č. 40/2001, môže zúčastňovať verejnej súťaže len ak pri plánovaní a realizácií používa projektové riadenia. Absencia implementovaného projektového riadenia, znamená pre túto malú stavebnú spoločnosť veľkú nevýhodu v porovnaní s ostatnými, nielen väčšími konkurenčnými spoločnosťami, ktoré túto podmienku spĺňajú.

CIEĽ PROJEKTU

   Účelom tohto projektu je implementácia projektového riadenia do spoločnosti BV-STAV, s.r.o. Základnými predpokladmi pre naplnenie tohto účelu sú v prvom rade nezmenené pravidlá projektového riadenia vo Vyhláške MF č. 40/2001. Takisto záujem o služby spoločnosti je dôležitým faktorom, pretože má vplyv na základné predbežné podmienky celého projektu a to, že spoločnosť bude mať financie na implementáciu PM. Ak by záujem o služby spoločnosti v blízkej budúcnosti rapídne poklesol, negatívne by sa táto zmena odrazila na finančnej situácii spoločnosti. Preto je nevyhnutné implementovať projektové riadenia bez výraznejšieho zásahu do momentálne prebiehajúcich zákaziek. Práve aj v tejto súvislosti bude externý záujemca, ktorý bude vybraný na pozíciou projektového manažéra veľkým prínosom a umožní hladký priebeh implementácie bez ohrozenia súčasnej konkurencieschopnosti firmy. Zrealizovanie tohto inovačného projektu by prinieslo naplnenie dvoch všeobecných cieľov, a to zlepšenie firemných procesov, a takisto zvýšenie konkurencieschopnosti spoločnosti, ktoré sú založené na predpoklade zotrvania skutočnosti, že projektové riadenie je účinnou a efektívnou formou riadenia spoločnosti, aj v stavebnom priemysle. Zvýšenie konkurencieschopnosti firmy nastane nielen vďaka zlepšeniu súčasných procesov, ale aj vďaka možnosti uchádzania sa o verejné zákazky.

VÝSLEDKY A ICH KONTROLA

   O to, aby spomínané zmeny nastali sa postarajú nasledujúce výstupy:

  • vytvorenie projektovej kancelárie na čele s novoprijatým projektovým manažérom,
  • zavedenie softvéru na podporu riadenia projektov v spoločnosti.

   Nutnými podmienkami pre splnenie uvedených očakávaných výsledkov je všeobecnejšej rovine stabilná ekonomická situácia na trhu, ale aj v rámci hospodárenia v spoločnosti. Ďalej nová forma riadenia musí byť prijatá tak vedením (pozitívny prístup k inovácii už bol spomenutý), ako aj zamestnancami spoločnosti. A práve oblasť interných ľudských zdrojov je oblasť, na ktorú sa pri implementácii nesmie zabudnúť, z dôvodu skutočnosti, že nové procesy a moderné nástroje riadenia nikdy nebudú fungovať ako by mohli, ak zamestnanci nebudú s nimi stotožnení. Preto pri plánovaní a realizácie tohto projektu musí byť kladený dostatočný dôraz na informovanosť zamestnancov o očakávaných zmenách. Ďalším predpokladom na splnenie očakávaného výsledku – zavedenia softvéru na podporu riadenia projektov je aj vhodnosť vybraného softvéru[7]. Ak zavedený softvér nebude poskytovať spoločnosti očakávanú podporu, pozitívny efekt sa nedostaví a celkové zlepšenie konkurencieschopnosti bude vážne ohrozené. Pre minimalizovanie naplnenia tohto scenára, najvhodnejší produkt bol vybraný na základe prioritných funkčností, rozšírenosti, ale aj ceny a pomocou viac kriteriálnej analýzy bol vybraný najvhodnejší produkt, a to Easy Project.

   Na overenie splnenia stanovených cieľov, výstupov a zámeru projektu poslúžia objektívne overiteľné ukazovatele, ktoré musia byť merateľné a overiteľné vhodnými prostriedkami. Aby inovačný projekt bol úspešný, je nutné kontrolovať každú fázu jeho procesov v priebehu aj po ich ukončení. Na úrovni všeobecných cieľov projektu bude zvoleným ukazovateľov zníženie pracovného vyťaženia stavbyvedúcich pracovníkov o 25% a uchádzanie sa o verejnú zákazku. Ako zdroje a prostriedky overenia poslúžia firemné záznamy a taktiež analýza pracovnej kapacity. Nemenej dôležitými ukazovateľmi splnenia vytýčených cieľov budú aj spokojnosť zamestnancov a pozitívne ohlasy od zákazníkov firmy. Tie budú overené pomocou dotazníkového prieskumu medzi zamestnancami a taktiež pomocou referencií od zákazníkov. Na úrovni účelu bude objektívne overiteľným ukazovateľom uchádzanie sa o verejnú zákazku do šiestich mesiacov od ukončenia projektu implementácie PM.[10] Ako zdroje overenia v tomto prípade poslúžia záznamy a dokumentácie firmy ale aj Ministerstva financií, ktoré eviduje všetkých uchádzačov. Takisto úspešná implementácia projektového riadenia prinesie zvýšenie tržieb spoločnosti o 5% medziročne, čo bude overené medziročnou analýzou produktového portfólia spoločnosti a účtovných výkazov. Objektívne overiteľné ukazovatele budú sledované aj na úrovni očakávaných výsledkov a boli určené nasledovne: Vytvorenie projektovej kancelárie by malo vytvoriť min. 1 nové pracovné miesto, a to projektového manažéra. Faktormi kontroly budú najmä účtovné výkazy a mzdová evidencia. Ukazovateľom overenia bude aj efektivita využitia strojov a prac. času, ktorá sa zvýši min. o 15%, pričom ako zdroj overenia tu poslúži analýza výrobnej kapacity. Dôležitá pri vytváraní PMO je aj zainteresovanosť všetkých zamestnancov, ktorí sa s projektom musia nielen zoznámiť, ale sa do neho aj aktívne zapojiť. Ukazovateľom pre túto oblasť preto bude prijatie min. 10 návrhov na zlepšenie od samotných zamestnancov. Firemné záznamy, ale aj projektová dokumentácia budú zdrojmi overenia uvedeného ukazovateľa[1]. Úspešné zavedenie vybraného softvéru pre podporu projektového riadenia bude overené aj pomocou ukazovateľa formulovaného nasledovne: elektronizácia všetkej projektovej dokumentácie po ukončení projektu implementácie. A pre overenie poslúžia opäť tak firemné záznamy, ako aj projektová dokumentácia. Pomocou spomenutých objektívnych ukazovateľov overenia bude možné merať efektivitu a účelnosť inovačného projektu.

SPÔSOBY DOSIAHNUTIA

   Na podrobnejšie popísanie realizácie projektu slúžia nasledujúce činnosti, ktoré priamo nadväzujú na horeuvedené výstupy (očakávané výsledky). Projektová kancelária vznikne zapojením zamestnancov do projektu, ich identifikáciou sa so zmenami a pripomienkami a návrhmi na vylepšenie.[2] Ďalej prebehne výberové konanie na pozíciu projektového manažéra, ktorý bude riadiť PMO. Následne sa budú zjednocovať a inovovať doterajšie firemné procesy na základe pravidiel projektového riadenia a vytvorí sa firemná procesná dokumentácia. Takisto pre súčasné lepšie pochopenie pripravovaných zmien a pre budúci ďalší rozvoj v oblasti projektového riadenia, bude pripravený program vzdelávania pre interných zamestnancov firmy. Na zavedenie softvéru pre podporu projektového managementu je potrebné vybraný softvér, Easy Project, najskôr otestovať v ponúkanej testovacej verzii a následne definovať podrobnejší účel použitia jednotlivých funkčností pre riadenie projektov v spoločnosti BV-STAV, s.r.o. Aj v tejto oblasti sa nesmie zabúdať ani na zamestnancov, a podľa potreby budú teda zaškolení na prácu so softvérom. Správne použitie softvéru[5] a rozpoznanie potrebných dát pre vloženie do systému uľahčí prispôsobená užívateľská príručka, ktorá bude prehľadnou pomôckou pre všetkých zamestnancov[3].

PROJEKTOVÁ KANCELÁRIA

   Projektová kancelária je jednou z foriem realizácie projektu implementácie projektového riadenia do spoločnosti BV-STAV, s.r.o.. Nutné zmeny postihnú nielen organizačnú štruktúru, ale získanie nového pracovníka a zavedenie novej formy riadenia ovplyvní aj prerozdelenie úloh a pracovných povinností doterajších zamestnancov.

NOVÁ ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA

   Implementácia projektového managementu je komplexný projekt, ktorý bezpochyby zasiahne aj organizačnú štruktúru spoločnosti. Predložené projektové riešenie hovorí o vytvorení projektovej kancelárie a takisto novej pozície projektového manažéra. Projektová kancelária bude podporným administratívnym orgánom riadenia projektov a bude vedená projektovým manažérom. Ten bude priamo podriadený riaditeľovi spoločnosti a komunikovať bude s obchodným oddelením , ktoré sa bude taktiež zodpovedať vedeniu. Projektový manažér bude riadiť vytváranie jednotlivých pracovných tímov a podľa aktuálnej potreby prideľovať pracovníkov. Tiež bude komunikovať so stavbyvedúcimi, zodpovednými za jednotlivé projekty, získavať od nich potrebné informácie a ďalej ich diskutovať pri plánovaní aj počas realizácie projektov.

Záver

   Projektové riadenie dnes zasahuje do všetkých oblastí priemyslu a stavebníctvo nie je žiadnou výnimkou. Keďže medzi slovenskými stavebnými firmami je konkurencia veľmi veľká, všetky sa snažia obhájiť svoju pozíciu na trhu, a to rôznymi spôsobmi. Najväčšie spoločnosti sa nebránia popri inom používať aj nie príliš etické formy nátlakov na politických činiteľov, pričom prostredníctvom ovplyvnenia legislatívy, dosiahnu efektívne vylúčenie mnohých svojich konkurentov. Menšie spoločnosti však o svoje prežitie musia neraz bojovať, a preto jediný účinný spôsob sa zdá byť inovovanie nielen produktové, ale v súčasnosti aj oveľa viac presadzované inovovanie procesov, či metód riadenia. Malá stavebná spoločnosť BV-STAV, s.r.o., pôsobiaca prevažne v Bratislavskom kraji, bola predmetom skúmania tejto semestrálnej práce a taktiež súhlasila s vytvorením návrhu projektového riešenia implementácie projektového riadenia.

Použitá literatúra

  • [1]   BERKHOUT, A.J. et al. The role of entrepreneurship in innovation. In International journal of entrepreneurship and innovation management [online]. 2011. Vol. 14, no. 1, s. 60–79. Dostupné na internete: <10/b5q7vw>.
  • [2]   GEORGE, S. – THOMAS, J. Project Management Implementation as Management Innovation: A Closer Look. In . [s.l.]: Project Management Institute, 2013. .
  • [3]   GREGUŠ, M. et al. Feasibility study of virtual collaboration concept of academic institutions from the point of view of students. In Teaching and Learning in a Digital World : Proceedings of the 20th International Conference on Interactive Collaborative Learning : 2 : Volume . Cham: Springer International Publishing AG, 2018. s. 51–56. ISBN 978-3-319-73203-9.
  • [4]   JURČÁK, V. et al. Evropská bezpečnost. 4. In Bezpečnostní vědy : úvod do teorie, metodologie a bezpečnostní terminologie . Plzeň: Vydavatelství a nakladatelství Aleš Čeněk, 2019. s. 89–140. ISBN 978-80-7380-758-0.
  • [5]   KAROVIČ, V. et al. Print management system model in a large organization. In Applied sciences [elektronický dokument] . 2020. s. 1–33. .
  • [6]   MATUŠOVIČ, MARTIN – VESELÝ, PETER – PAWERA, RENÉ Protection of Competition – the Global Economic Crisis VI. . [s.l.]: Edition. Mukařov – Srbín : Ľuboš Janica, 2018, 2018. .
  • [7]   MOLNÁR, P. – DUPAĽ, A. Manažment inovácií podniku. . Bratislava: Ekonomická univerzita, 2002. ISBN 80-225-1642-2.
  • [8]   PAPULA, J. Strategický manažment projektov. . Bratislava: Pagoda, 2012. ISBN ISBN 978-80-969698-6-9.
  • [9]   SVOZILOVÁ, A. Projektový management. . [s.l.]: Grada Publishing a.s., 2006. 351 s. ISBN 978-80-247-1501-8.
  • [10]   VESELÝ, P. Manažment ochrany informácií. . Praha: TopSmart Business, 2020. ISBN 978-80-270-9014-3.
  • [11]   VESELÝ, P. Manažment projektov. Akademicko-praktický sprievodca. . Praha: TopSmart Business, 2020. ISBN 978-80-270-9012-9.

Celé vydanie časopisu Manažérska Informatika ročník 1, 2020, číslo 1

Indexed : GOOGLE SCHOLAR