APLIKOVANIE NÁSTROJOV PROJEKTOVÉHO MANAŽMENTU V PODNIKU

Posted on by PeterVe

APPLICATION OF PROJECT MANAGEMENT TOOLS IN THE ENTERPRISE

Andrea Hudecová

Abstract

   Project management in today’s fast times is an important part of any business. Whether consciously or unconsciously, each enterprise makes some use of elements of project management even in simple actions. The contribution explains the basic information on project management and describes the basic definition of the project and the objectives underlying the project. The aim of our contribution is to analyze the company from the point of view of project management, evaluate applied project management tools in the company and recommendations created for streamlining processes.

Key words: project management, project tools, management in the enterprise

Abstrakt
   Projektový manažment v dnešnej rýchlej dobe je dôležitou súčasťou každého podniku. Či už vedome, alebo nevedome, každý podnik do istej miery využíva prvky projektového manažmentu aj pri jednoduchých úkonoch. Príspevok vysvetľuje základné informácie o projektovom manažmente a venuje sa opisu základnej definície projektu a cieľom, ktoré tvoria základ pre projekt. Cieľom nášho príspevku je analyzovanie podniku z pohľadu projektového manažmentu, zhodnotenie aplikovaných nástrojov projektového manažmentu v podniku a odporúčania vytvorené pre zefektívnenie procesov.

Kľúčové slová: projektový manažment, projektové nástroje, manažment v podniku

Úvod

   Ostré konkurenčné prostredie a vysoké nároky trhu, predovšetkým toho európskeho, sa stali veľmi popularizovanou témou hlavne v posledných rokoch. Na takom trhu prežijú len kvalitné firmy. V jednej z oblastí, v ktorých spoločnosť, v ktorej sa nachádza daný trh, zaostáva za západnou spoločnosťou, je aj schopnosť s určitou mierou istoty uskutočňovať plánované ciele. Podnikom častokrát nechýba kreativita a ambicióznosť plánov, skôr uskutočňovať projekty a objednávky v plánovanom termíne, s plánovanými nákladmi a s efektívnym využitím disponibilných zdrojov.[4] V podnikoch sa zaužívalo strategické riadenie spoločnosti, prípadne vytváranie jednotlivých prác formou projektu.[11] Organizácie využívajú projekty určitou formou interného riadenia podniku alebo ich vypracováva na základe zmlúv pre iné spoločnosti. Kvalita projektov v konečnom dôsledku závisí len od kvality plánovania a riadenia daného projektu. Vybraná téma nášho príspevku je zaujímavá z hľadiska teoretických poznatkov rovnako, ako aj z pohľadu praktického využitia. Cieľom nášho príspevku je analyzovanie podniku z pohľadu projektového manažmentu, zhodnotenie aplikovaných nástrojov projektového manažmentu v podniku a odporúčania vytvorené pre zefektívnenie procesov.

Základná definícia projektu

   Definícia slova projekt v súvislosti s projektovým manažmentom nie je na prvý pohľad celkom jasná. V slovenskom jazyku existuje niekoľko definícii a významov slova projekt, pričom však nemusí nutne ísť o projekt spojený s manažmentom. Pokiaľ však hovoríme o projektovom manažmente, projekt je definovaný hneď niekoľkokrát, pričom autori definície obohacovali o rôzne poznatky a špecifikácie. Podľa doktorky Dagmar Weberovej je projekt „jedinečný proces pozostávajúci z radu koordinovaných a riadených činností s dátami zahájenia a ukončenia, prevádzaný na dosiahnutie vopred stanoveného cieľa“ [12] Projekt možno považovať za nástroj zmeny v dynamickom prostredí. Oproti líniovým aktivitám manažmentu organizácie je to rozdiel, pretože tie sú skôr považované za prostriedok zvyšovania výkonnosti a optimalizácie v statickom prostredí. [6]

   Hlavnými znakmi, ktoré vytvárajú podstatu projektového prostredia a ktoré sú ovplyvňované v priebehu projektu a pôsobia v riadiacich a kontrolných procesoch, sú:

  • kvalita realizovaných výstupov;
  • čas;
  • náklady;
  • predmet projektu;
  • miera neurčitosti a rizika. [9]

   Vďaka časovému rámcu, ktorý ohraničuje okrem samotného projektu aj jeho jednotlivé fázy a procesy, ktoré sa líšia v závislosti od náročnosti, rizika či nákladov projektu a pod., môžeme povedať, že každý projekt je dočasný a zároveň jedinečný.

Projektový manažment

   Definíciu manažmentu popisujú Donnelly, Gibson a Ivancevich: „Manažment je možné chápať ako určitý proces koordinovania aktivít skupiny pracovníkov, vykonaný jednotlivcom alebo skupinou ľudí za účelom docielenia určitých výsledkov, ktoré nie je možné dosiahnuť individuálnou prácou.“[3] Aj toto je jedna z mnohých definícii, ktorá pomenúva manažment ako proces, prostredníctvom ktorého sa smerujú pracovníci k dosahovaniu požadovaných výsledkov. Každá oblasť manažmentu je chápaná ako proces, manažment ľudí, ktorý je vykonávaný za účelom splnenia cieľa s podmienkou efektívnosti. [7]

Generovanie nápadov – Brainstorming

   Bežným javom pri rozhodovaní je automatické prijatie prvého spôsobu riešenia problému povereným pracovníkom (rozhodovateľom), pričom riešenie na dosiahnutie daného cieľa sa môže javiť ako dostatočné. Pre riešenie konkrétneho problému však neexistuje len jeden spôsob, ale mnoho. Je teda dôležité v prvom rade identifikovať možnosti riešenia problému či úlohy, následne na to sa po posúdení rozhodnúť pre jedno riešenie, ktoré sa javí ako najideálnejšie.

   Slovami autora Blažeka:„Účelom fázy generovania nápadov je vyprodukovanie čo najväčšieho počtu variant, ako dosiahnuť cieľ, respektíve ako vyriešiť problém.“ [1] Je dôležité dbať na rôznorodosť navrhovaných variant, nakoľko rozhodnutie stojace v samotnom závere rozhodovacieho procesu je možné uskutočniť len výberom z variant, ktoré boli predložené, poprípade ich modifikáciou či spojením. Preto kvantita nápadov pozitívne ovplyvňuje kvalitu rozhodovania.

   Pri generovaní nápadov sa využíva nástroj Brainstorming. Ide o metódu, ktorá je zameraná na stimulovaní kreativity aktivít tímu[6]. Zároveň je to jedna z najznámejších techník podpory kreatívneho uvažovania. Cieľom brainstormingu je rýchle zozbieranie veľkého množstva častokrát aj neobvyklých riešení daného problému[1].  Pokiaľ je potrebné overenie vhodnosti zvolenej metódy Doležal definuje „základné princípy brainstormingu“ ako:

  • malá až stredne veľká skupina, 3-12 osôb;
  • je vhodné, aby existoval moderátor, ktorý dohliada na dodržiavanie pravidiel a ktorý zaznamenáva získané nápady;
  • téma a metóda sú oznámené a zopakované pred samotným brainstormingom (pre účastníkov neovládajúcich zavedený systém je vhodné, aby moderátor uviedol pravidlá);
    • neplatí autorské právo jednotlivca, ale kolektívu[5];
    • brainstorming ako taký prebieha nasledovne:
      •  nápady sú prednášané voľne a tak, ako účastníkom napadnú, v priebehu generácia nápadov sa nápady zásadne neposudzujú ani nehodnotia;
      • ak generovanie nápadov ustane, moderátor sa snaží genézu nápadov znovu vyvolať, až kým produkovanie nápadov spontánne neustane (vhodné je zaradiť prestávku);
    • po samotnom brainstormingu je potrebné z predložených nápadov vybrať ten najlepší; výber môže urobiť tá istá skupina, ale nie je to podmienkou.[2]

Časový rozpis – Ganttov diagram

   Časový rozpis činností projektu (harmonogramu) je neodlučiteľnou súčasťou plánovania projektu a zahŕňa všetky dôležité informácie o tom, v akých etapách a časových sledoch sa budú práce na projekte konať. Je predstavený diagramami a harmonogramami, ktoré sú dôležitou časťou celého plánu projektu. Opodstatnenou skutočnosťou Svozilovej je, že „diagramy a harmonogramy sú rovnako nástrojom pre úplné a prehľadné zachytenie veľkého množstva informácii potrebných pre riadenie projektu, z ktorých najdôležitejšie sú: míľniky a dôležité termíny projektu; logické hierarchické štruktúry prác pretransformované do časových sledov všetkých úloh; údaje o predpokladanej dĺžke trvania jednotlivých úsekov prác; väzby a následnosti úsekov práce, ktoré napomáhajú zachovať logický postup práce aj pri časových zmenách v harmonograme; iné informácie napomáhajúce zachovaniu harmonogramu vo väzbe na procesy koordinácie a riadenia a monitorovania a kontroly po celú dobu životného cyklu projektu.“[9]

   Ganttova technika diagramov veľmi jednoducho ukazujú následnosť úloh a ich začiatkov a koncov, ktorú sme znázornili v tabuľke 1. Úlohy sú z pravidla organizované v postupnosti zhora dole, zatiaľ čo časová os je rozvinutá na horizontálnej línii. [8]

Tabuľka 1 – Príklad Ganttovho diagramu
Zdroj: Vlastné spracovanie

Na tomto príklade (Tabuľka 1) je možné pozorovať:

  • úlohy sú zoradené spôsobom zhora nadol (top-down), v poradí, ako sú skutočne vykonané;
  • každú činnosť tvorí jeden červený obdĺžnik, resp. rad červených obdĺžnikov, pričom rad zobrazuje dĺžku času nevyhnutnú na zrealizovanie samostatných úloh alebo v konečnom dôsledku samotného projektu.
Tabuľka 2 – Výhody a nevýhody Ganttovho diagramu
Zdroj: Vlastné spracovanie

   Existuje niekoľko zásadných výhod a nevýhod Ganttovho diagramu, ktoré sme uviedli v tabuľke 2. [10]

Záver

   Prínos príspevku spočíva v spracovaní analýzy vybraných nástrojov projektového manažmentu. Pre spracovanie vybranej problematiky sme si vybrali Brainstorming a Ganttov diagram. Vysvetlili sme výhody a nevýhody, ktoré sa spájajú s vybranými metódami projektového manažmentu. Existuje množstvo metód, ktoré sú spojené s projektovým manažmentom a dokázali by sme o nich napísať nepočetne veľa príspevkov, aby sme sa dokázali venovať každému jednému z nich.

   Vďaka výhodám jednotlivých nástrojov projektového manažmentu sa zlepšuje výkonnosť a zefektívňujú sa procesy v podnikoch. Je dôležité, aby sa podniky v konkurenčnom boji správne rozhodli a vybrali si nástroje, ktoré im budú napomáhať v začatí, riešení a dokončení projektov.

Použitá literatúra

  • [1]   BLAŽEK, L. Management: organizování, rozhodování, ovlivňování. . Praha: Grada, 2014. ISBN 978-80-247-4429-2.
  • [2]   DOLEŽAL, J. Projektový management: komplexně, prakticky a podle světových standardů. . 2016. ISBN 978-80-247-5620-2.
  • [3]   DONNELLY, J.H. et al. Management. . Praha: Grada, 1997. ISBN 978-80-7169-422-9.
  • [4]   MATUŠOVIČ, M. et al. Protection of Competition – the Global Economic Crisis VI. . Mukařov – Srbín: Ľuboš Janica, 2018. 190 s. ISBN 978-80-270-1037-0.
  • [5]   MATUŠOVIČ, MARTIN Management of intellectual property – Selected issues I [online]. . 1. vyd. [s.l.]: TopSmart Business, 2020. 118 s. ISBN 978-80-908106-2-4.
  • [6]   PAPULA, J. Strategický manažment projektov. . Bratislava: Pagoda, 2012. ISBN ISBN 978-80-969698-6-9.
  • [7]   PIŠKANIN, A. A kol. Manažment. Klasické teórie a moderné trendy. . Bratislava: Inštitút zahraničného obchodu a vzdelávania, Ministerstvo hospodárstva SR, 2010. ISBN ISBN 978-80-89037-26-1.
  • [8]   SVOZILOVÁ, A. Projektový management. . [s.l.]: Grada Publishing a.s., 2006. 351 s. ISBN 978-80-247-1501-8.
  • [9]   SVOZILOVÁ, A. Projektový management: systémový přístup k řízení projektů. . 2016. ISBN 978-80-271-0075-0.
  • [10]   ŠTEFÁNEK, R. A kol. Projektové řízení pro začátečníky. . Brno: Computer Press, 2011. ISBN 978-80-251-2835-0.
  • [11]   VESELÝ, P. Manažment projektov. Akademicko-praktický sprievodca. . Praha: TopSmart Business, 2020. ISBN 978-80-270-9012-9.
  • [12]   WEBEROVÁ, D. Proces efektívnej komunikácie v projektovom manažmente. . Zlín: VeRBuM, 2013. ISBN 978-80-87500-32-3.

Celé vydanie časopisu Manažérska Informatika ročník 1, 2020, číslo 1

Indexed : GOOGLE SCHOLAR