PROJECT OF IMPLEMENTATION OF A NEW INFORMATION SYSTEM IN THE XY INSURANCE COMPANY ECUADOR
Peter Šišulák
Abstract
This work examines the implementation of a new information system in the insurance company where I work. The emphasis is mainly on the presentation of project management and team, which helps to solve and successfully complete the project in a given time, budget, in the required quality and with the achieved requirements of the client and the project investor.
Key words: implementation, information system – Core System, project, team, budget
Abstrakt
Táto práca skúma implementáciu nového informačného systému v poisťovni, v ktorej pracujem. V práci je kladený dôraz najmä na predstavenie projektového manažmentu a teamu, ktorý napomáha riešiteľovi úspešne ukončiť daný projekt v stanovenom čase, rozpočte, v požadovanej kvalite a s dosiahnutými požiadavkami zadávateľa a investora projektu.
Kľúčové slová: implementácia, informačný systém – Core Systém, projekt, team, rozpočet
Úvod
Spoločnosť, ktorú som si vybral na Manažment projektov je poisťovňa, v ktorej pracujem. Spoločnosť bola založená v roku 1872 a má sídlo v švajčiarskom Zurichu. Poisťovňa je poskytovateľom produktov a služieb všeobecného poistenia a životného poistenia. Slúži jednotlivcom, malým podnikom a stredným a veľkým spoločnostiam vrátane nadnárodných korporácií. Distribuuje aj iné než poistné produkty, ako napríklad podielové fondy, hypotéky a iné produkty finančných služieb. Spoločnosť pôsobí v nasledujúcich segmentoch: Všeobecné poistenie, Globálny život a Poľnohospodári. Segment všeobecného poistenia poskytuje rôzne motorové, domáce a komerčné produkty a služby pre jednotlivcov, ako aj malé a veľké podniky. Globálny segment života ponúka riešenia životného poistenia, úspor, investícií a dôchodkov. Segment poľnohospodárov poskytuje služby riadenia, ktoré sa netýkajú nárokov.
Situácia a ciele spoločnosti
Vzhľadom na súčasné zmeny v poisťovníctve, vykonaná analýza pôvodného softvéru, ktorý firma používala dlhých 30 rokov, sa vedenie rozhodlo o zmene IS, kvôli jeho zastaranosti. Vedenie spoločnosti rozhodlo, že bude implementovaný nový informačný systém.
V súčasnom podnikateľskom prostredí riešime čoraz viac projektov s rôznym zameraním. Mimoriadne dôležitým sa stáva využívanie vhodných nástrojov, ktoré napomáhajú riešiteľovi úspešne ukončiť daný projekt v stanovenom čase, rozpočte, v požadovanej kvalite a s dosiahnutými požiadavkami zadávateľa a investora projektu. Medzi jeden z najpodstatnejších výstupov riešenia projektu sa stáva sledovanie a reportovanie stavu projektu, na základe čoho sa dá riadiť aj manažment zmien. Vmnohých prípadoch, hlavne vo významnejších spoločnostiach, je potrebné riešiť niekoľko projektov súčasne, ktoré si vyžadujú vytvorenie väčšieho projektového tímu. Nielen projektový manažment, ale aj členovia tímu musia mať včas potrebné informácie o stave a činnostiach počas všetkých fáz projektu.[9]
Mimoriadne nároky sú kladené hlavne na projekty v oblasti informačných technológií (IT).[10]
Implementácia nového softvéru
Predmetom mojej práce je riešenie projektu, ktorého cieľom je implementácia nového softwaru – Z CORE v poisťovni. Túto komerčnú poisťovňu som si vybral, pretože v nej pracujem ako COO a CIO a práve preto otázka softwaru, digitalizácie a inovácií leží priamo na mojom stole.[3] Hlavným cieľom je stanovenie postupu prác v projekte, ktoré zabezpečí jeho efektívne riadenie a následné sledovanie jednotlivých fáz jeho životného cyklu spojené s reportovaním výstupov daného projektu. Taktiež zhoršená celosvetová pandemická situácia s COVID-19 prinútila spoločnosť zamyslieť sa nad svojou budúcnosťou a strategicky nastaviť jej ďalšie smerovanie.[7] Implementácia projektového riadenia znamená pre firmu dôležitý krok k zlepšeniu súčasnej situácie a zároveň rozšírenie možností realizovateľnosti na trhu.
Implementáciu budú vykonávať IT špecialisti z externej firmy, ktorí budú za pomoci môjho teamu realizovať prechod na nový systém. Plne k dispozícii by mal byť do 3.5 roka spolu so stabilizáciou. Nový softvér musí plne nahradiť starý a spĺňať všetky nedostatky, ktoré nie sú v dnešnej dobe žiaduce. Interný analytik vykonáva funkciu tzv. projektového manažéra. Ten si na začiatku zostavil team z ľudí naprieč oddeleniami podľa potreby, od ktorých získava potrebné informácie. Harmonogram činností s týmito osobami a časový plán bol predložený a tiež schválený. Na celú zmenu softwaru mám budget 7.500.000 USD. Implementácia CORE systému – softvéru sa týka všetkých zamestnancov naprieč celou poisťovňou. Nový softvér by mal podporovať dnes už bežné funkcionality, ako sú: digitálne portály, back-office systém, atď.
Formulovaný cieľ projektu spĺňa metodiku SMART:[10]
- S – Implementácia informačného systému do firmy, ktorý plne nahradí súčasný – 3.5 roka
- M – Softvér bude v septembri 2023 uvedený do bežného chodu firmy
- A – Akceptované a schválené vedením firmy
- R – Je to realizovateľné
- T – Sprevádzkovanie informačného systému septembri 2023
Logický rámec obsahuje stručne popísané plány projektu. Jedná sa o jeden z prvotných návrhov projektu. Postupom času sa tieto veci upravujú a menia podľa potrieb a podrobne sa rozpracovávajú v plánoch projektu.
Hierarchia projektového týmu
Analytik je kľúčovou postavou tímu a tiež celého projektu. K nemu sa museli dostať všetky potrebné informácie a na nič sa nesmelo zabudnúť. Ako som už spomenula, zastáva funkciu projektového manažéra, ktorý riadi, organizuje a realizuje celý projekt.
Komunikuje s vedením firmy, čiže so mnou a oznamuje všetky informácie a predkladá podklady k implementácii softvéru prostredníctvom zorganizovaných meetingov.
Podporná časť tímu (konzultanti IS, správcovia databázy IS, programátori a správcovia počítačovej siete) poskytujú analytikovi potrebné informácie. Zaisťujú, aby projekt prebiehal podľa plánu a bez akýchkoľvek problémov. Analytik s nimi usporadúva porady a meetingy, pri ktorých je o všetkom informovaný, rozdeľuje úlohy a rieši prípadné pripomienky, či vzniknuté problémy.
Správca počítačovej siete navyše zabezpečuje kontakty na vedúcich pracovníkov jednotlivých oddelení. U nich zisťuje, ako robia konkrétne veci v starom informačnom systéme a čo všetko potrebujú, aby bolo v novom softvéri. Títo ľudia sú o všetkom informovaní na meetingoch a v novom systéme budú riadne vyškolení.
Plány projektu
Plánovanie je dôležitou fázou celého projektu. V tejto fáze vznikajú jednotlivé plány, napr. časové, ktorými sa firma riadi pri realizácii projektu. Nie sú hneď jasne dané, ale v priebehu projektu sa menia a upravujú.[2]
Projekt Implementácia systému
Projekt (implementácia softvéru) som rozložil na štyri výstupy: Súbor údajov, Zavedená dáta v softvéri, školenie pracovníkov a nový softvér. Každý výstup má svoje činnosti, ktoré sa musia vykonať, aby tieto výstupy vznikli.
Implementácia začala predprojektovú fáz, kedy sme analyzovali softvéry v súťaži a následne vybrali jeden, ktorý bol z nich najlepší pre firmu. [8]Najprv sme potrebovali vytvoriť súbor dát, ktorý sme následne importovali do novej databázy. Museli sme vykonať podrobnú analýzu dát, zozbierali potrebné dáta a exportovali je zo starej databázy. Exportované dáta sme importovali do novej databázy a skontrolovali ich funkčnosť a úplnosť na základe dodaných skrípt a to testovaním každého jedného. Ďalej sme museli upraviť novú databázu, aby v nej všetko správne fungovalo. Nasledovalo testovanie. Nakoniec správca siete vykonal záverečnú kontrolu, kedy preveroval, či všetky nadväznosti fungujú, ako majú. Po všetkých týchto krokoch vznikli dáta v databáze.
Finálna časť projektu bolo zabezpečenie školenia zamestnancov, ktoré bolo vykonané externe aj interne. Po naplánovaní školenia bolo školenie zrealizované a následne boli otestované znalosti zamestnancov[1]. Externého školenia sa zúčastnili hlavne vedúci pracovníci jednotlivých oddelení, ktorí potom interne zaučili svojich pracovníkov. Konzultácie s externým pracovníkom sa vykonávala až v prvých dňoch prevádzky. V tú dobu sa za chodu informačného systému mohli zistiť nejaké nezrovnalosti či nejaké závažnejšie problémy, ktorý sa s konzultantom riešili priamo na mieste v tom danom okamihu.
Časový plán
Časový plán vzniká postupne, neustále sa spresňuje a upravuje. Hrubý rozsah činností v časovom slede navrhla dodávateľská firma na základe dohody. Časový plán je pre tento projekt veľmi dôležitý, pretože sa jedná o zmenu CORE systému celej spoločnosti. Na projekte sa začalo pracovať v septembri roku 2020 a dodať ho treba do konca roka 2023 V uvedenom časovom pláne sú v jednotlivých časových intervaloch zahrnuté i časové rezervy.
Plán nákladov
Plán nákladov zahŕňa licencie programového vybavenia, školenie užívateľov a intenzívnu podpora pri zavádzaní. Na celkový projekt bol schválený rozpočet 7.500.000 USD.
Riziká projektu
Ako každý projekt, tak aj tento má svoje riziká. Tieto riziká sú neustále klasifikované. Medzi negatívne riziká by som zaradila zle vykonanú analýzu, nekompatibilitu s nainštalovaným operačným systémom, ktorý je už vo firemných počítačoch nainštalovaný, ale môže sa časom zmeniť[6]. Ďalej by som spomenula riziká, ako sú: chybný export dát, nestihneme implementáciu do daného termínu, nepresná úprava databázy, nedostatočná kontrola a termíny školení nebudú zamestnancom vyhovovať.
Zo spomínaných rizík sú ovplyvniteľné: zle vykonaná analýza softvérov, nekompatibilita s nainštalovaným Windows, nepresná úprava databázy a nedostatočná kontrola.
Horšie ovplyvniteľná riziká ako napríklad vyskytnutie chyby pri exporte dát alebo termíny školení nebudú zamestnancom vyhovovať, nemôžeme len tak ovplyvniť. Závisí to aj od iných okolností.
Realizácia projektu
Celý projekt začal predprojektovú fázou, kedy bola vykonaná analýza softvérov, z ktorých bol neskôr vybraný ten najvhodnejší informačný systém, ktorý firma implementovala vo firme. Ďalšou akciou je analýza nového informačného systému. Cieľom bolo zistenie rozdielov oboch informačných systémov. Tú vykonalo niekoľko konzultantov z dodávateľskej firmy, v závislosti na ich špecializáciu k daným agendám spoločne s firemným pracovníkom informačných technológií a dotknutými zamestnancami jednotlivých oddelení. Konzultanti postupne zisťovali množstvo a rozsah vedených agend. Všetky nazbierané dáta budú exportované zo starej databázy a importovaná do novej. Tento proces je veľmi náročný, pretože oba informačné systémy sú úplne odlišné. Celý prevod bude zrealizovaný pomocou konverzných skript, ktoré rieši aj prevod formátu a prípravu dát pre prevedenie. Pre import dát bol zvolený univerzálny formát XML, ktorý obsahuje definície dátových polí aj konkrétne dátumy[5]. Potom bude nasledovať úprava novej databázy, ktorú mal za úlohu firemnej správca siete. Úprava obsahuje zabezpečenie funkčnosti a nadväznosti importovaných dát, automatické aktualizácie dát, oceňovanie, apod. Po všetkých úpravách začne finálna kontrola funkčnosti jednotlivých aj upravených dát. Pri tejto kontrole musí byť správca siete veľmi starostlivý a prípadné nedostatky musia byť následne odstránené. Toto je posledná veľká kontrola pred zahájením školenia zamestnancov a pomalým prechodom. Prípadné nedostatky a nezrovnalosti sa potom budú doriešiť ešte pri záverečnej konzultácii s pracovníkom externej firmy. Školenie zamestnancov bude zabezpečené najprv v prostredí externej firmy, ktorého sa zúčastnia predovšetkým vedúci pracovníci jednotlivých oddelení.[4] Pre ostatných zamestnancov bude tiež zabezpečené školenie v externej firme vo vopred určených termínoch. Pre pracovníkov, ktorí sa nebudú môcť z nejakého dôvodu školenia zúčastniť, bude zabezpečené následné doškolenie za chodu na pracovisku. Celé školenie bude zakončené záverečným praktickým testom, ktorého sa všetci preškolení pracovníci zúčastnili.[4]
Hodnotenie projektu
Táto časť sa zaoberá hodnotením projektu, ktorý bude zrealizovaný až po následnej implementácii systému. Budú sa hodnotiť: splnenie cieľa, výstupy, aktivity, časový plán, rozpočet, realizácia projektu a školenie zamestnancov.
Záver
V tomto projekte boli stanovené 4 výstupy: nový softvér, súbor dát, dáta v databáze a preškolenie zamestnancami. Všetky si budeme môcť overiť po implementácii, tzv. či bolo všetko splnené, či už fyzickým overením, pomocou interných dokumentov alebo certifikátov z účasti na školení, ktorý dostali všetci preškolení zamestnanci.
Či boli aktivity čiže činnosti tvoriace celkovú implementáciu dodržané bez veľkých zmien, či boli vykonávané postupne podľa stanoveného plánu, či sa nevyskytol nejaký významný problém, problém v komunikácii, etc. Keďže tento rok je o niečo zložitejší kvôli danej COVID-19 pandémii, časový plán vzniká v postupne, to práve preto, aby sa tu neprejavili nejaké veľké priestupky a odchýlky v čase. Všetko bolo už dopredu naplánované aj s rezervami.
Rozpočet na tento projekt bol 7.500.000 USD. Túto sumu poskytlo vedenie už na začiatku projektu. Riziká boli v priebehu projektu identifikované, analyzované a boli navrhnuté opatrenia na ich elimináciu. Realizácia projektu prebieha zatiaľ podľa časového plánu. Zatiaľ sa nevyskytol žiadny veľký problém, ktorý by nešlo vyriešiť. V prípade zložitejších problémov alebo otázok, stále máme k dispozícii vo firme konzultantov z externej firmy, ktorí problémy riešia za chodu.
Použitá literatúra
- [1] BEŇOVÁ, E. Projekt INFORM e-learningová platforma. In Progresívne prístupy a metódy zvyšovania efektívnosti a výkonnosti organizácií [elektronický dokument] . Košice: Slovenská asociácia procesného riadenia, 2018. s. 6–15. ISBN 978-80-972984-1-8.
- [2] BERKHOUT, A.J. et al. The role of entrepreneurship in innovation. In International journal of entrepreneurship and innovation management [online]. 2011. Vol. 14, no. 1, s. 60–79. Dostupné na internete: <10/b5q7vw>.
- [3] GEORGE, S. – THOMAS, J. Project Management Implementation as Management Innovation: A Closer Look. In . [s.l.]: Project Management Institute, 2013. .
- [4] GREGUŠ, M. et al. Feasibility study of virtual collaboration concept of academic institutions from the point of view of students. In Teaching and Learning in a Digital World : Proceedings of the 20th International Conference on Interactive Collaborative Learning : 2 : Volume . Cham: Springer International Publishing AG, 2018. s. 51–56. ISBN 978-3-319-73203-9.
- [5] KAROVIČ, V. et al. Print management system model in a large organization. In Applied sciences [elektronický dokument] . 2020. s. 1–33. .
- [6] KAROVIČ, V. – VESELÝ, P. Vybrané bezpečnostné normy, štandardy a organizácie pre podporu GDPR a testovania bezpečnosti. In Progresívne prístupy a metódy zvyšovania efektívnosti a výkonnosti organizácií [elektronický dokument] . Košice: Slovenská asociácia procesného riadenia, 2018. s. 101–113. ISBN 978-80-972984-1-8.
- [7] MATUŠOVIČ, MARTIN – VESELÝ, PETER – PAWERA, RENÉ Protection of Competition – the Global Economic Crisis VI. . [s.l.]: Edition. Mukařov – Srbín : Ľuboš Janica, 2018, 2018. .
- [8] MOLNÁR, P. – DUPAĽ, A. Manažment inovácií podniku. . Bratislava: Ekonomická univerzita, 2002. ISBN 80-225-1642-2.
- [9] PAPULA, J. Strategický manažment projektov. . Bratislava: Pagoda, 2012. ISBN ISBN 978-80-969698-6-9.
- [10] VESELÝ, P. Manažment projektov. Akademicko-praktický sprievodca. . Praha: TopSmart Business, 2020. ISBN 978-80-270-9012-9.
Celé vydanie časopisu Manažérska Informatika ročník 1, 2020, číslo 1
Indexed : GOOGLE SCHOLAR